Desde o dia 8 de janeiro, empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões por ano estão obrigadas a fornecer alguns dados para o governo pelo eSocial. O programa é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), cujo decreto foi publicado em 2007, e deve desburocratizar o envio de informações trabalhistas das empresas para o governo.

O mesmo sistema já é usado em residências para declaração de informações acerca dos empregados domésticos. De acordo com o cronograma de implementação, no primeiro momento devem ser enviados apenas os cadastros do empregador e tabelas. A partir de março, as empresas devem enviar os dados dos trabalhadores e seus respectivos vínculos. O cronograma para grandes empresas segue até janeiro de 2019, quando todas as informações trabalhistas passarão pelo eSocial.

Micro, pequenas e médias empresas, além de microempreendedores individuais (MEI) também deverão adotar o eSocial, porém o calendário para negócios com faturamento inferior a R$ 78 milhões tem início apenas em julho e se estende até janeiro do próximo ano. Já os órgãos públicos terão entre janeiro e julho de 2019 para se adequarem às novas exigências.

Maior produtividade e fiscalização em tempo real

Para o advogado Luís Carlos Mello dos Santos, sócio do escritório Atique e Mello Advogados, a unificação no envio de informações beneficiará tanto as empresas quanto o fisco. No total, o eSocial deve unificar 15 obrigações acessórias ― declarações e formalidades das empresas junto ao governo.

"Para a Receita Federal, o e-Social é uma forma de prestar informações do mundo do trabalho, substituindo diversas obrigações acessórias existentes atualmente. O sistema inicialmente foi introduzido nas relações de emprego doméstico e tem se mostrado bastante eficaz e simplificado", conta.

A adequação exige um trabalho árduo das empresas para evitar informações inconsistentes ou contraditórias que podem render multas. Para Valquíria Cruz, gerente de Produtos da ADP, empresa de gestão de capital humano, todas as empresas devem realizar uma revisão dos dados e dos processos internos. "Muitas postergaram devido à incerteza com relação às datas do eSocial", diz.

"Se a empresa ainda não concluiu a revisão dos seus dados e seus processos internos, não há mais um minuto a perder. O eSocial agora é uma realidade. Alguns ajustes nos dados da empresa e dos empregados podem exigir visitas a postos de atendimento do governo e processos de retificação que precisam ser agendadas e que podem levar várias semanas para acontecer, arriscando a entrada da empresa no eSocial", explica.

Leandro Cossalter, Sócio de Impostos Indiretos da Crowe Horwath, enfatiza a necessidade de mudança para que as empresas sejam beneficiadas. "Podemos dizer que haverá desburocratização dos processos. Entretanto, a concretização envolverá uma mudança na cultura das empresas no tratamento de tais informações, visando a qualidade dessas informações antes do envio ao eSocial no sentido de mitigar riscos de autuações fiscais", detalha.

E os riscos não são poucos. Os dados cedidos pelas empresas poderão ser acesados por diversos órgãos federais, como Caixa Econômica, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social. Com esse grau de vigilância, o volume de autuações deve aumentar.

"Como as informações prestadas através do eSocial terão caráter declaratório, ou seja, de confissão e assinado digitalmente, as fases de intimação e prazo para se adequar anteriormente utilizados pelo órgão fiscalizador deixarão de existir", alerta Cossalter.

"Não há dúvida de que as informações prestadas ao eSocial são muito mais frequentes, consistentes e detalhadas que as obtidas através das obrigações atuais, e que permitirão o cruzamento eletrônico de dados, levando a uma fiscalização muito mais abrangente e muito mais assertiva que a de hoje", enfatiza Cruz.

Empresas devem adotar novas rotinas

Em vez de apenas evitar o rigor fiscalizatório da Receita, os empresários devem aproveitar o eSocial para criar novas rotinas e processos visando a solidez das informações a serem enviadas. Esse ajuste forçado levará a uma organização da gestão dos negócios, o que, segundo Cossalter, deve ser sentido ao longo dos próximos anos.

Sem a necessidade de perder tempo e dinheiro com mais de uma dezena de obrigações acessórias, as empresas também tendem a ganhar produtividade e margem para investimentos. "Quando falamos de um sistema que unificará questões trabalhistas, fiscais e previdenciárias, já é um ganho para qualquer instituição. Seja lá qual for o nicho", destaca Leiza Oliveira, contadora e CEO da Minds Idiomas.

A empresa de médio porte, que opera sob o modelo de franquia, já começou a se organizar, antecipando-se ao calendário. Cada unidade será responsável pela coleta de informações. "Vamos mandar um tutorial que já estamos desenvolvendo sobre o eSocial para ajudar cada franqueado nesse processo", relata Oliveira. A empresária afirma que ainda não foi decidido se o envio à base do eSocial será feito por cada unidade ou apenas pela matriz.

Essa antecipação é necessária. Para o advogado Mello dos Santos, todas as empresas devem realizar uma "auditoria séria e compromissada, eliminando os eventuais passivos trabalhistas, tais como existência de pagamentos informais e empregados sem registro".

Em seguida, ele sugere uma revisão dos processos envolvidos na geração das informações para evitar prazos extrapolados. "Por fim, recomenda-se a utilização da ferramenta por um colaborador treinado e devidamente ambientado ao sistema, o que poderá ocorrer, sem qualquer problema, na plataforma de testes", detalha.

A Gocil, empresa de segurança e serviços com 20 mil funcionários, optou por realizar uma campanha de informação junto aos colaboradores acerca do eSocial. "Fizemos divulgação em nossas mídias sociais, jornais internos, vídeos explicativos e algumas outras ferramentas para aumentar a disseminação de todos os conceitos e importância da participação dos colaboradores no processo", explica Marcos Souza, diretor de RH e Jurídico da empresa.

A ideia, segundo ele, é incluir os funcionários no processo e compartilhar a responsabilidade acerca das informações cedidas à empresa. "Aumentamos o nível de capacitação dos colaboradores das áreas responsáveis pela gestão das informações, estimulando o desenvolvimento de novas competências", conta.

Saiba quais são os principais cuidados que as empresas devem ter

Além da necessária reorganização dos processos, há imprevistos que incluem falhas no próprio programa e mudanças de véspera. Representantes das empresas consultadas pela reportagem também alegaram ausência de suporte técnico por parte da plataforma, dificultando a implantação.

Como esse tipo de problema não pode ser facilmente contornado, as empresas precisam se organizar antes do envio de informações. Para Cossalter, os pontos decisivos para o sucesso da implementação do eSocial são integração de departamentos, a definição de responsabilidades, o ambiente de tecnologia e mão de obra qualificada.

"Uma área sensível, e muitas vezes negligenciada pelas empresas e que será de extrema importância dentro da plataforma do eSocial é a área de medicina e segurança do trabalho. Haverá prazos para informação de afastamentos, informação de exames médicos, fornecimento de EPI´s, condições de risco e exposição à agentes nocivos", alerta.

As multas e sanções a que as empresas que não fornecerem informações corretas estarão sujeitas já estão previstas na legislação. A diferença é que o rigor da fiscalização tende a ser maior agora. Mello dos Santos exemplifica algumas situações:

"Se não informar admissão de funcionário, a multa poderá ser de R$ 3.000,00 por trabalhador (para as grandes empresas); se não informar afastamento temporário, a multa varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63); se não informar o Atestado de Saúde Ocupacional, a multa poderá ser entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33", elenca. Ele lembra que o prazo para que uma infração seja considerada prescrita é de cinco anos.

4 perguntas e respostas sobre o eSocial

1. MEIs são obrigados a adotar o eSocial?

Apenas os que estiverem enquadrados na condição de empregadores — MEIs, por lei, podem empregar um funcionário. "Caso não tenha empregado, estará dispensado do eSocial e, neste caso, continuará utilizando o sistema de pagamentos de tributos unificados (SIMEI)", esclarece Cossalter.

2. As empresas devem começar a enviar as informações de imediato?

Nos primeiros dias não é necessário enviar as informações. O eSocial tem um ambiente de produção restrita que informa se existem inconsistência nas informações, permitindo que os ajustes sejam executados antes que os dados sejam enviados à base. Também é uma oportunidade para os empresários e contadores se adaptarem ao sistema.

3. Empresas que ainda não estão obrigadas a usar o eSocial devem esperar?

O ambiente de testes do eSocial foi disponibilizado no dia 8 de janeiro de 2017, um ano antes de a obrigação passar a valer para grandes empresas. Isso sugere que a antecipação é fundamental para evitar problemas de última hora. Embora micro, pequenas e médias empresas só precisem adotar o eSocial a partir de 16 de julho, as medidas adaptativas e corretivas devem ser tomadas o quanto antes.

"As pequenas empresas, se ainda não fizeram, deverão fazer um diagnóstico interno de suas informações: verificar dados cadastrais de trabalhadores, validação de tais dados através da consulta cadastral no INSS, definição de responsabilidade de gestão do eSocial internamente e conscientização dos departamentos envolvidos para que sejam feitas as devidas correções antes da entrada em vigor da obrigação", explica Cossalter.

4. Quais os erros mais comuns que as empresas têm cometido?

De acordo com Valquíria Cruz, da ADP, alguns dos erros mais comuns são:

• Erro na determinação no período de entrada da empresa no eSocial devido a algum problema na declaração da ECF (Escrituração Contábil Fiscal) de 2016;
• Inconsistência entre os dados submetidos pela empresa ao eSocial e os constantes em seu cartão CNPJ;
• CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) incompatível com a atividade preponderante do estabelecimento;
• Falta de informação em novos campos do eSocial, como ponto preponderante, informação de PCD e de contratação de aprendizes;
• Inconsistência de FAP (Fator Acidentário de Prevenção) e RAT (Riscos Ambientais do Trabalho);
• Dados de CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) inválidos.